5 clefs d'une réunion réussie !

Soporifiques, peu productives, perte de temps, les Dirigeants et managers que nous côtoyons disent souvent pis que pendre des réunions. Pourtant, elles restent un moment clef dans le management, surtout avec l’avènement du numérique et la montée en puissance des visio-conférences.

Ecrit par Frédéric Dubois, dirigeant de Forgacom


 

Cependant, avec une note d’humour, on peut considérer que le bon principe pour une réunion c’est moins et moins : le moins souvent possible avec le moins de participants possibles.

Derrière cette (presque) boutade se cache la nécessité de n’organiser un réunion que si cela est vraiment nécessaire et exclusivement avec les personnes à qui c’est vraiment utile !

 

Basique ? Simpliste ? Faites l’inventaire des dernières réunions auxquelles vous avez participé !

 

5 points clefs pour les rendre plus efficaces :

 

1) Définir clairement l’objet, astuce mémo-technique Qui-Quoi :

Qui sera présent pour parler de Quoi.

C’est le moment de préciser la finalité, s’agit-il d’apporter des éléments de réflexion ou de prendre des décisions

 

Piège à éviter : La réunion règlement de comptes personnel et autres  querelles de clocher

 

2) Fixer la durée et la respecter

Qui n’a jamais vécu et pesté après une réunion qui s’éternise ?

Une durée réaliste, rappelée au début et en cours de réunion permet de sensibiliser les interlocuteurs. Souligner que respecter l’heure c’est respecter le groupe permet souvent de « faire passer le message » aux éternels bavards.

 

Piège à éviter : Accepter le fameux quart d’heure « Savoyard » « Basque » « Auvergnat » « Genevois » ou « Vaudois » Et oui ! Il est présent partout ! Faites une fois l’essai de démarrer à l’heure, vous gagnerez le respect de ceux qui ont fait l’effort de s’organiser pour être là à temps et les retardataires seront vigilants la fois suivante. Attention, à manier avec tact mais a le mérite de vous obliger vous-même à la plus grande ponctualité.

 

3) L’animation proprement dite

Bien sur, vous avez demandé à tout le monde de couper les portables et tout votre art consistera à solliciter les taciturnes, modérer les expansifs, le tout avec tact mais fermeté.

 

4) Les aspects matériels

L’ordre du jour a été communiqué avec suffisamment d’anticipation

Si des éléments devaient être préparés, les personnes concernées ont été informées

Le nombre de copie des documents correspond aux destinataires (ne riez pas !!)

Suivant la durée quelques bouteilles d’eau

Le rétro-projecteur a été vérifié de même que les feutres pour le paper-board

 

5) Affaire à suivre

Rien de pire que des décisions qui ne sont pas suivies d’effets

La clef : La répartition des tâches, reprises dans le compte rendu qui permet de suivre les actions et de démontrer que la réunion est suivie d’effet

 

L’astuce : Le Quoi Qui Quand

Il a été décidé quoi ? Qui s’en occupe ? Quand est-ce que cela doit être réalisé ?

 

Souvent négligé voire improvisé, la conduite de réunion fait partie intégrante des compétences managériales à maîtriser.

On en reparle après votre prochaine réunion ?